A comunicação tem uma enorme importância no
funcionamento dos grupos ou das organizações. Em geral, a comunicação tem
quatro funções básicas dentro de um grupo ou de uma organização: controle,
motivação, expressão emocional e informação.
1. Controle. A comunicação
funciona no controle do comportamento das pessoas em vários aspectos. De um
lado, as organizações possuem hierarquias e orientações formais que devem ser
seguidas pelas pessoas. Quando estas são informadas de que devem comunicar
qualquer problema de trabalho primeiramente ao seu superior imediato ou seguir
à risca suas instruções de trabalho, a comunicação está desempenhando uma
função de controle. De outro lado, a comunicação informal também controla o
comportamento. Quando um grupo de trabalho hostiliza ou reclama que um membro
está produzindo demais - fazendo com que o restante do grupo pareça preguiçoso-,
está comunicando informalmente e controlando o comportamento do colega.
2. Motivação. A comunicação
facilita a motivação ao esclarecer às pessoas o que deve ser feito, avaliar a
qualidade do seu desempenho e orientar sobre o que fazer para melhorá-lo. A
definição de metas, a retroação do progresso em relação a elas e o reforço do
comportamento desejável estimulam a motivação e requerem comunicação.
3. Expressão emocional. A
comunicação que ocorre dentro de um grupo é um mecanismo fundamental para que
seus membros expressem seus sentimentos de satisfação ou de frustração. A
comunicação funciona como um meio para expressão emocional de sentimentos e de
atendimento às necessidades sociais.
4. Informação. A comunicação
funciona como facilitadora da tomada de decisões. Ela proporciona as
informações de que pessoas e grupos precisam para tomar suas decisões, transmitindo
os dados para que identifiquem e avaliem alternativas de ação.
Todas essas quatro funções são igualmente
importantes. Para que pessoas e grupos
tenham um bom desempenho, precisam de algum tipo de controle, de algum estímulo
ao esforço, de meios de expressão emocional e de tomada de decisões. Em
síntese, toda interação de comunicação que ocorre dentro de um grupo ou
organização requer uma ou mais dessas quatro funções básicas.
Para que a comunicação possa ser bem-sucedida, toda
organização precisa gerenciar vários de seus aspectos relacionados com o
constante intercâmbio de significados:
1.
Gerenciar a
atenção. Isso significa incentivar a percepção das pessoas para estarem
atentos a tudo
a que se desenvolve no cenário do trabalho. Esse é o primeiro passo para
que as pessoas possam melhorar o modo de enviar ou receber comunicações e
consolidar a situação atual da organização ou facilitar as mudanças
comportamentais.
2.
Gerenciar o
significado. Isso significa cuidar da linguagem e dos símbolos utilizados,
dos estilos de comunicação e da facilidade de compreensão por parte das
pessoas, de forma que as mensagens trocadas dentro da organização façam sentido
não só para quem as emite, mas principalmente para quem as recebe. Isso tem a
ver com a criação de consonância e consistência dentro da organização.
3.
Gerenciar
confiança. Isso significa criar um ambiente de abertura e de
confiabilidade entre as pessoas, de maneira que haja confiança recíproca e
comprometimento das pessoas em seus relacionamentos com os outros e com a
organização.
Comunicação bem feita, sinônimo de bons resultados !!!
Texto baseado na obra de Helena Maria Ferreia Pinto ramos, A
comunicação Interna – Estudo de caso no C.E.T. 1997
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