Comunicar x informar

Nos últimos posts, inclusive este, tratamos o tema comunicação. Com base técnica tendo como apoio literatura de Idalberto Chiavenatto e Helena Maria Ferreira Pinto Ramos.

O processo comunicação é uma ferramenta poderosa, tanto para construir como para destruir uma imagem, proposta, pessoa, etc., assim, são necessários além dos cuidados com processos descritos nas postagens anteriores, atentar para o que segue;

A linguagem ou simbologia praticada pela organização para construir seu universo interno de convivência e comunicação deve levar em conta os seguintes aspectos:

a. Deve ser construída com base na consonância e na consistência para que as mensagens tenham um significado claro e unívoco para todas as pessoas, ou seja, todos devem interpretar a mesma mensagem;

b. Deve ser facilmente recebida e entendida pelas pessoas. Deve ser uma linguagem de estimulação que incentive o envolvimento e o comprometimento por meio do reconhecimento, oportunidades e participação.

c. Deve ser desenvolvida por um processo de comunicação envolvente e não fechado e ameaçador. 

Toda comunicação deve ser amigável, aberta e espontânea.

Assim, os mecanismos de comunicação interna devem ser desenvolvidos por meio de um processo de comunicação que assegure:

1. Abordagens espontâneas e não ameaçadoras;

2. Mensagens com sentido e que possam ser entendidas e internalizadas pelas pessoas;

3. Perfis de linguagem questionadores e não julgadores ou avaliadores;

4. Posturas assertivas e não agressivas, francas e não rudes, abertas e não rígidas.

A diferença entre comunicar e informar consiste:

a) Comunicar é o método, meio, canal utilizado para chegar ao receptor;

b) Informar é o conteúdo, a mensagem a ser transmitida.

Pense nisto, faça bom uso desta ferramenta, os resultados serão consequência!!!

O processo de comunicação e o mundo organizacional continuação....

A comunicação tem uma enorme importância no funcionamento dos grupos ou das organizações. Em geral, a comunicação tem quatro funções básicas dentro de um grupo ou de uma organização: controle, motivação, expressão emocional e informação.

1.      Controle. A comunicação funciona no controle do comportamento das pessoas em vários aspectos. De um lado, as organizações possuem hierarquias e orientações formais que devem ser seguidas pelas pessoas. Quando estas são informadas de que devem comunicar qualquer problema de trabalho primeiramente ao seu superior imediato ou seguir à risca suas instruções de trabalho, a comunicação está desempenhando uma função de controle. De outro lado, a comunicação informal também controla o comportamento. Quando um grupo de trabalho hostiliza ou reclama que um membro está produzindo demais - fazendo com que o restante do grupo pareça preguiçoso-, está comunicando informalmente e controlando o comportamento do colega.

2.       Motivação. A comunicação facilita a motivação ao esclarecer às pessoas o que deve ser feito, avaliar a qualidade do seu desempenho e orientar sobre o que fazer para melhorá-lo. A definição de metas, a retroação do progresso em relação a elas e o reforço do comportamento desejável estimulam a motivação e requerem comunicação.

3.      Expressão emocional. A comunicação que ocorre dentro de um grupo é um mecanismo fundamental para que seus membros expressem seus sentimentos de satisfação ou de frustração. A comunicação funciona como um meio para expressão emocional de sentimentos e de atendimento às necessidades sociais.

4.       Informação. A comunicação funciona como facilitadora da tomada de decisões. Ela proporciona as informações de que pessoas e grupos precisam para tomar suas decisões, transmitindo os dados para que identifiquem e avaliem alternativas de ação.

Todas essas quatro funções são igualmente importantes. Para que  pessoas e grupos tenham um bom desempenho, precisam de algum tipo de controle, de algum estímulo ao esforço, de meios de expressão emocional e de tomada de decisões. Em síntese, toda interação de comunicação que ocorre dentro de um grupo ou organização requer uma ou mais dessas quatro funções básicas.

Para que a comunicação possa ser bem-sucedida, toda organização precisa gerenciar vários de seus aspectos relacionados com o constante intercâmbio de significados:

1.      Gerenciar a atenção. Isso significa incentivar a percepção das pessoas para estarem atentos a tudo

a que se desenvolve no cenário do trabalho. Esse é o primeiro passo para que as pessoas possam melhorar o modo de enviar ou receber comunicações e consolidar a situação atual da organização ou facilitar as mudanças comportamentais.

2.      Gerenciar o significado. Isso significa cuidar da linguagem e dos símbolos utilizados, dos estilos de comunicação e da facilidade de compreensão por parte das pessoas, de forma que as mensagens trocadas dentro da organização façam sentido não só para quem as emite, mas principalmente para quem as recebe. Isso tem a ver com a criação de consonância e consistência dentro da organização.

3.      Gerenciar confiança. Isso significa criar um ambiente de abertura e de confiabilidade entre as pessoas, de maneira que haja confiança recíproca e comprometimento das pessoas em seus relacionamentos com os outros e com a organização.

Comunicação bem feita, sinônimo de bons resultados !!!

Texto baseado na obra de Helena Maria Ferreia Pinto ramos, A comunicação Interna – Estudo de caso no C.E.T. 1997

Processo de comunicação e o mundo organizacional

No último blog tratamos do tema processo de comunicação, porem, sob aspecto técnico, replicando texto extraído do livro Comportamento Organizacional  de Idalberto Chiavenatto. 
No texto estão claros os processos que compõe o ato da comunicação, sendo; Fonte, codificação, canal, decodificação, receptor, retroação e ruído. 
Cada parte   do  processo   tem   sua relevância e importância  dentro  do sistema comunicação, no entanto um nos   chama   atenção, o  ruído.  Por definição, ruído refere-se aos fatores que  podem  distorcer  uma   mensagem. O ruído pode ocor-rer em qual-quer etapa do processo de comuni-cação.

Muitos dos problemas, ocorrências do dia a dia  dentro das organizações tem origem na comunicação, ou melhor na falha de comunicação, tecnicamente denominado ruído. Estas ocorrências ou ruídos contribuem de forma negativa no aproveitamento de um recurso cada vez mais escasso, o tempo. O mundo em que vivemos não tem tempo para esperar, saímos de nosso trabalho com pensamento no dia seguinte, imaginando quem, como, de que maneira poderemos atender melhor e mais rápido determinada demanda, seja de clientes, superiores, subordinados, colegas, familiares, enfim, tudo e todos querem, esperam, desejam ser bem  atendidos e no menor tempo possível.

Toda vez  que não conseguirmos transmitir de forma correta alguma  mensagem que julgamos ser importante para determinada ação ( são poucas que não são  importantes), haverá por parte do receptor a má interpretação, desta forma o resultado  esperado não sai como o imaginado, gerando insatisfação em todos os atores do processo. Pergunta-se então, como garantir que a mensagem seja  transmitida de forma correta? A resposta simples, objetiva; pergunte ao receptor e principalmente solicite ao mesmo que repita o que entendeu para garantir o resultado esperado. Simples, fácil ? Sim, no entanto, todos erramos no simples ato de conferir o que repassamos, de confirmar a mensagem transmitida, óbvio não?.

Há alguns anos estive em um curso na cidade de Curitiba, um sábado, frio e úmido onde das 08:30 ás 18:00 o monitor conduziu o tema, comunicando com obviedade. Num primeiro momento sentimos certa insatisfação, pois sair em um sábado, de Santa Catarina até Curitiba, outro estado, mais de 300 km para ouvir o dia todo explanações sobre como comportar-se dentro do óbvio teria sido perda tempo, porém, no decorrer dos trabalhos percebemos algo simples e verdadeiro, a grande maioria dos erros acontece dentro do que chamamos óbvio. 

Sim, pois nas situações especiais, as quais não se encaixam no óbvio, todos os cuidados são tomados, e dificilmente temos problemas. O grande problema, situações especiais são, talvez, 5% do nosso dia a dia, ou seja, passamos 95% do nosso tempo dentro do que chamamos óbvio, e, estatisticamente não será difícil concluir que com facilidade teremos mais problemas em 95% de nossas ações, do que nos 5% em que dedicamos tempo a situações especiais.

Tenha mais cuidado com suas ações dentro dos 95% de tempo que considera ser trivial, com certeza haverá melhora significativa nos resultados decorrentes de ruídos na comunicação.

Pense nisto, sucesso !!!

O processo de comunicação

O modelo de processo de comunicação mais utilizado provém dos trabalhos de Shannon e Weaver e de Schramm, pesquisadores preocupados em descrever um processo geral de comunicação que fosse útil em todas as situações. Para eles, a comunicação é um processo e segue um fluxo bem definido.

Os problemas de comunicação ocorrem quando acontecem desvios ou bloqueios nesse fluxo. O ponto de partida do processo de comunicação é um propósito na forma de mensagem a ser transmitida. A mensagem tem um fluxo que vai de uma fonte (o emissor) a um receptor. Para isso, a mensagem (codificada (convertida em um formato simbólico) e transmitida por uma mídia (canal) até o receptor que traduz (codifica) a mensagem ao receptor).

O resultado é a transferência de significado de uma pessoa pare outra. Assim, o processo de comunicação é composto de sete partes, veja a seguir.

1.Fonte. É o emissor ou comunicador que inicia a comunicação por meio da codificação de um pensamento. A fonte envia uma mensagem. A mensagem é o produto físico codificado pelo emissor.A mensagem é a fala, quando falamos, ou o texto escrito, quando escrevemos. Pode ser um quadro, quando pintamos, ou uma música, quando tocamos algum instrumento. Quando gesticulamos, são os movimentos de nossos braços ou as expressões faciais - de riso ou choro - que usamos. A mensagem é afetada pelo código ou grupo de símbolos que usamos para transmitir o significado. Cada mensagem precisa ter um conteúdo e um código para ser transmitida.

2. Codificação. Para que a mensagem seja transmitida, precisa ser codificada, ou seja, seus símbolos devem ser traduzidos em uma forma que possa ser transmitida adequadamente pelo canal escolhido.

3. Canal. É o veículo ou a mídia pela qual a mensagem é encaminhada. O canal é o portador da mensagem e é selecionado pelo emissor. O canal é o meio que existe fora do comunicador e que pode ser percebido por todos. O menu de opções para a escolha do melhor veículo para cada mensagem nunca foi tão grande e variado. O veículo pode ser o discurso oral, que utiliza a audição, a documentação escrita, que utiliza a visão ou o tato, e a comunicação não-verbal, que utiliza os sentidos básicos. A tecnologia da informação - com correio eletrônico (e-mail), aplicativos, whatSapp, skype,  smarth fones - produzem enorme impacto nas comunicações.

O canal pode ser formal- quando estabelecido pela organização para transmitir mensagens que se referem às atividades relacionadas com o trabalho de seus membros e que seguem a rede de autoridade dentro da organização - ou informal- como as redes sociais ou pessoais que são espontâneas e nada têm a ver com a organização.

4. Decodificação. Para que a mensagem seja recebida, seus símbolos devem ser traduzidos para que possam ser compreendidos pelo receptor. A decodificação é um processo em que a mensagem é traduzida na mente do receptor. Quando a comunicação é correta, a ideia ou a imagem mental resultante corresponde à ideia ou imagem mental do emissor.

Da mesma forma que o emissor, o receptor também tem limitações quanto às suas habilidades, atitudes, conhecimentos e sistema sociocultural. Como o emissor precisa ter habilidades de fala ou escrita, o receptor também precisa ter habilidades de escuta ou leitura. O conhecimento, as atitudes e o histórico cultural de uma pessoa influenciam tanto a sua  capacidade de emitir, como de receber mensagens.

5. Receptor. É o sujeito a quem a mensagem se dirige. É o destino final da comunicação. Pode ser chamado também de destinatário.

6. Retroação. O elo final do processo de comunicação é a retroação. Quando a fonte de comunicação decodifica a mensagem que foi codificada, e a mensagem é devolvida, temos a retroação. A retroação – ou feedback - faz a verificação do sucesso na transmissão da mensagem, como originalmente pretendida.

A retroação determina se a compreensão foi ou não alcançada. Por essa razão, diz-se que a comunicação eficaz é aquela que funciona em duas mãos: do emissor ao receptor e do receptor de volta ao emissor para confirmar seu recebimento e significado.

A retroação é a reação do destinatário à mensagem enviada. O emissor pode utilizar a retroação para assegurar uma comunicação bem-sucedida. Se a reação do destinatário é inapropriada, o emissor pode concluir que a comunicação não foi bem sucedida e que a mensagem não foi transmitida. A retroação pode ser verbal ou não-verbal.

7.Ruído. Refere-se aos fatores que podem distorcer uma mensagem. O ruído pode ocorrer em qualquer etapa do processo de comunicação.

 O processo de comunicação é sistêmico, pois cada etapa constitui um subsistema ou parte integrante do conjunto. A influência em qualquer subsistema afeta o funcionamento do sistema todo. Na prática, a comunicação deve ser considerada como um processo bidirecional para que seja eficaz. Isso significa que a comunicação é um processo que caminha em duas mãos: da fonte ou emissor para o destino, e vice versa.

No processo de comunicação, o destinatário deve desempenhar a operação inversa da fonte para reconstruir o estímulo recebido e assim derivar o significado original. Uma comunicação eficaz ocorre quando o destinatário decodifica a mensagem e agrega-lhe um significado que se aproxima da informação ou ideia que a fonte tentou transmitir.

O processo de comunicação pode ser eficiente e eficaz. A eficiência está relacionada com os meios utilizados pela comunicação. A eficácia está relacionada com o objetivo de transmitir uma mensagem com significado.

 Do livro Comportamento Organizacional  de Idalberto Chiavenatto

E a seriedade Política ????

O Brasil vive seu maior apagão de responsabilidade, chegamos ao ponto de perder o grau de investimento devido a inércia e principalmente a pequenez dos que estão á frente dos destinos do país.

Para melhor entender, o grau de investimento de um país se assemelha ao índice de crédito de uma família. Melhor explicando; Em nossa casa, todos os meses entram receitas, representadas pelo salário ou qualquer outra fonte de renda decorrente de nosso trabalho. O valor que entra tem um teto, ou seja, um valor máximo que conhecemos, podendo eventualmente ser um pouco maior ou menor, dependendo do que possa ocorrer durante o mês ( doença, faltas, hora extra, etc). Na outra ponta temos as despesas, como luz, água, aluguel, mercado, educação, vestuário, farmácia, entre outros. 

Nas famílias onde há boa administração, consegue-se o equilíbrio entre  receitas e despesas, e dentro do possível efetuar poupança( guardar um pouco para momentos de turbulência). Contas em dia e poupadora, a família que buscar empréstimos em bancos terá sua avaliação positiva, terá crédito, consequentemente conseguirá linhas com juros menores, maior facilidade de pagamento, etc.  

Se por algum motivo esta família tiver algum problema no decorrer do período em que realizou algum empréstimo ( atraso no pagamento de prestação, inadimplência no mercado, etc.), é convocada pela agência, instituição financeira e avisada, caso não agir para solucionar a situação afetará o crédito, terá que renegociar, pagar juros maiores, tem sua imagem "arranhada" na comunidade onde vive, etc. 

Caso tomar ações de contenção( corte de gastos desnecessários, economia de luz, água, combustível, etc) , conseguirá dar a volta por cima, manter o selo de bom pagador e tocar a vida normalmente.   

O Brasil vive neste momento situação onde " foi chamado" pelas instituições, foi alertado sobre a situação, escancaradamente foi lhe passado que caso da não tomada de medidas de contenção, assim como uma família comum, perderia o selo de bom pagador, isto acompanhamos na semana que passou e o desenrolar estamos acompanhando no dia a dia através dos noticiários.

A comparação que aqui apresentamos de maneira simples não tem a intenção de análise econômica, pois não tenho formação acadêmica na área, mas sim chamar a atenção destes que como um pai ou mãe de família, mesmo sendo alertados que as ações que vinham e  vem sendo tomadas colocariam o país nesta situação, simplesmente ignoraram, mais do que isto, olharam e continuam olhando somente para seu umbigo, suas convicções( se é que podemos chamar de convicções atitudes que depõem contra uma nação) e  nada fizeram para mudar o rumo da tragédia anunciada. 

Nos perguntamos, qual sensação de um político ir a tribuna e discursar usando de clichês "sabíamos o destino do país", " vejam onde chegamos", " estamos diante de uma tragédia anunciada" , etc., etc., ?

Não sou a favor nem contra partido algum, sou cidadão e entendo que após ser eleito um político deve defender os interesses da população, do seu país e não do seu partido, lobistas e alguns poucos "privilegiados".

Ouvi estes dias, está na hora de Dilma, Lula, Fernando Henrique, Aécio Neves, Eduardo Cunha e Renan Calheiros, trancaram-se em uma sala e somente sair de lá após pararem de olhar para si, construir uma agenda positiva e então colocar o país de volta aos trilhos do crescimento e prosperidade.

O Brasil é grande, tem muitas riquezas naturais, tem um povo extremamente ordeiro e que nunca desiste, com certeza sairemos desta, no entanto com um pouco de vontade e patriotismo destes que nos comandam, o caminho poderá ser encurtado e em muito.

Esperamos que após este golpe, a tão esperada "seriedade política na condução dos destinos" volte a habitar Brasília, transforme políticos em homens e mulheres em "pais e mães" desta grande família chamada Brasil.

Viva o Brasil, viva o povo que verdadeiramente trabalha em pró de nosso país !!!!

Por que vivemos do passado ?

De acordo com estudiosos do comportamento, o ser humano passa 75% do tempo com pensamentos voltados ao que passou, 20% do tempo com o que virá e apenas 5% do tempo é dedicado ao tempo presente. Esta forma de ser e viver é complicado, pois nada altera o que passou, por mais que fiquemos remoendo,  analisando, vendo a melhor forma de sair de uma situação, nada, absolutamente nada alterará o que passou.

Da mesma forma,  de nada adiantará nos prendermos demasiadamente ao futuro, pois ele não nos pertence. Devemos sim, planejar, desenvolver o melhor caminho que nos leve aos objetivos propostos, traçar dentro do possível um plano "b", "c" porém paremos por aí, pois não sabemos o que poderá efetivamente acontecer amanhã, daqui a 3 horas, daqui alguns segundos, como própria palavra nos diz, planejamos, e planejar significa ordenar intenções.

 Observemos que ao somarmos os percentuais de tempo gastos com nosso pensamento no que passou e no que virá, totaliza 95%, traduzindo em números, em um dia normal ficamos aproximadamente 17 horas acordados e 7 horas dormindo. Das 17 horas que ficamos acordados, 16 horas aproximadamente ( 95%) destinamos a tempos que não temos domínio, ou seja, o passado e o futuro.

Apurando melhor os números, se aplicarmos este percentual sobre as 24 horas do dia, veremos que entre a necessidade fisiológica de dormir e a forma como nos permitimos voltar ao passado e ir para o futuro, veremos que apenas e tão somente 1 hora ao dia dedicamos com afinco ao tempo que nos pertence, o tempo onde efetivamente temos domínio sobre nossas ações, podemos fazer diferença, o presente. 

O pensamento atua sobre o ser humano de forma incrível, se passarmos a observar, veremos que facilmente estamos enredados em fatos que já aconteceram ou pensando no que possa acontecer. É comum ouvirmos de pessoas, colegas de trabalho, familiares a frase; "ontem tive uma noite péssima, não consegui fechar o olho devido a situação x, y z".

Não sou especialista em neuro ciência, já participei de palestras que trataram do tema e a partir de então passei a observar melhor estas situações e trabalhar com intelecto para permanecer o máximo de tempo com foco no presente.

Fácil? De maneira alguma, pois nosso pensamento, nosso cérebro trabalha de forma independente, ele nos domina, desta forma, com facilidade estamos longe do ambiente onde nosso corpo se encontra.

Participar de palestras, ler sobre o assunto nos permite no minimo ficarmos atentos, e quando estivermos sendo levados a outra dimensão, é possível parar, respirar e voltar o foco ao momento presente, onde posso trabalhar para obter melhor desempenho n'aquilo que faço, para então ter um passado "melhorado" e um futuro promissor.

Pense nisto, sucesso !!!

Independência, será ?

No dia em que comemoramos a independência do Brasil deveria ser de muita alegria, afinal, lá atrás, no dia 07 de de Setembro de 1822  ocorreu o chamado "Grito do Ipiranga", às margens do riacho Ipiranga (atual cidade de São Paulo), livrando o Brasil do império Português

Infelizmente, 193 anos após este ato de bravura vivemos num país onde a dependência não de um império, mas sim dos atos de  alguns poucos "malucos' que nos governam provocam muitos estragos. Estes atos vem comprometendo a economia como um todo, tornando o que deveria ser um momento de festa, em um momento de reflexão e preocupação, pois não há como prever  o que pode vir  acontecer amanhã, neste lamaçal de corrupção, desvios, desmandos, etc. 

Acompanhando os noticiários ficamos felizes quando nos comparamos a países como Síria, Irâ, Ucrânia, Russia e outras nações onde regimes totalitários impõem  dura realidade aos povos que lá vivem, e nos questionamos; Podemos de fato nos sentir felizes ? É justa a comparação ? Não estaríamos justificando nossa derrocada nos comparando a estes regimes e desta forma explicar nosso conformismo?  

Com certeza, o fato de vivermos em um pais democrático, deve ser motivo alegria, motivo de comemoração, motivo de aclamação, afinal deve ser mais fácil melhorar o nível de seriedade dos nossos políticos, do que mudar cultura de povos extremistas. Nossas armas? Além do voto, exercido somente em períodos eletivos,  precisamos praticar o que de mais rico a democracia nos propicia, a força do povo. Está mais do que na hora de entender  e passar a fiscalizar e cobrar com maior veemência os que lá estão,  alçados ao poder através de nossas escolhas, 

Mas este é outro passo, um passo tão grande quanto o "grito do Ipiranga",  o qual não pode mais esperar. Mobilizações como "as diretas já", "fora Color", "pela ética na política" são uma amostra que podemos fazer mais e melhor em pró de comemorar com maior orgulho o dia da Independência Brasil.

Pense nisto, avante Brasil !!!