Priorizar é preciso

Passamos o maior tempo de nossas vidas dentro de uma organização, seja como funcionário, seja como proprietário. Nosso dia a dia mistura-se com  necessidades profissionais e pessoais, isto por si só nos causa dificuldades, as quais precisamos e  devemos administrar. Por outro lado, e muito mais complicado, são as distrações que somos submetidos em nosso posto de trabalho, vindo do próprio ambiente, como; ligações, e-mails, celular(whatsApp), facebook, etc. Não há outra maneira de nos organizar, que não seja estabelecer prioridades. Para auxiliar o entendimento deste tema, replico artigo retirado de http://verken.com.br/wp/prioridade-urgente-x-importante. 

Prioridade: Urgente x Importante

Diante de várias tarefas e solicitações, muitas vezes ficamos perdidos sobre como devemos nos organizar para realizar tudo que nos é solicitado ou que desejamos fazer. Neste caso, priorizar é essencial. Estabelecer prioridade é eleger o que deve vir em primeiro lugar. Você sabe que não pode se transformar em dois para realizar tudo que precisa, e quando delegar tarefas para outros não é uma opção, você mesmo deve tomar as rédeas para decidir por onde começar.

Quando se depara com um acúmulo de trabalho, a decisão de jogar para frente (procrastinar) geralmente não é muito bem vista no âmbito profissional, causando cobranças, por parte de colegas, superiores e subordinados. Priorizar é o jeito de você se organizar e realizar as tarefas e solicitações com maior profissionalismo e qualidade.

Pelo senso comum, você deve priorizar principalmente o que é mais URGENTE, todas as principais cobranças que irão chegar a você provavelmente irão se relacionar a coisas consideradas urgentes. Porém trabalhar sempre no modo de urgência traz grande insatisfação profissional, trabalhar apagando incêndios é muito complicado, pois você não pode se dedicar ao que é realmente IMPORTANTE.

Muitas urgências que você irá “enfrentar” não são realmente importantes, são  distrações,  que de modo certo, educado e calmo você poderá se desviar  (aprenda a dizer NÃO), e de forma disciplinada , não utilizar facebook, whatsApp durante expediente ( salvo ferramenta auxilie no desempenho de suas tarefas).  Não há como fugir de que no caso de muitas tarefas, solicitações, acontecimentos, a sua 1ª prioridade deverá ser o que é URGENTE e IMPORTANTE.

O modo de trabalho ideal é aquele em que você pode dedicar-se com maior tranquilidade ao que é importante, evitando que vire urgência, ou seja, o não urgente , não importante. 

Muitos sites e autores que discutem sobre eficácia e efetividade falam sobre prioridades.  O autor Stephen Covey,  do best seller Os sete hábitos das pessoas altamente eficazes, estabeleceu uma matriz de administração do tempo:

Em qual quadrante de tarefas você dedica a maior parte de seu tempo atualmente?

Você deve se desenvolver para atuar a maior parte de seu tempo no quadrante II, no que é IMPORTANTE e NÃO URGENTE. Conseguirá assim evitar mais distrações e apagar menos incêndios, melhorando inclusive o seu estabelecimento de prioridades, pois irá se preparar melhor para as diversas situações e solicitações que aparecerem (estejam elas em qualquer um dos quadrantes).

Pense nisto, sucesso !

Continua na próxima postagem